Hoe je invloed van verloop beperkt met aliassen en slimme automatisering

Operations & HR

Hoe je verloop beperkt met aliassen en slimme automatisering

Praktische lessen uit de praktijk voor teams met commerciële en operationele profielen.

Visie van de CEO

Als eigenaar en CEO zie ik dat het grootste knelpunt zich voordoet in de eerste fases van leadopvolging: te veel manueel werk, lange inwerktijden en een reëel risico dat medewerkers vertrekken met kennis én leads. Dat kan niet zo blijven.

Daarom heb ik beslist om de volledige eerste contactfase te automatiseren. Nieuwe leads worden automatisch verzameld, gescreend en ingedeeld in categorieën. Het eerste contact – van bevestigingsmail tot afspraakvoorstel – gebeurt volledig via ons systeem. Pas daarna worden medewerkers ingeschakeld, maar enkel voor warme leads waar hun menselijke meerwaarde telt.

Zo beschermen we de leadflow, verkorten we de inwerkperiode en kan ons team zich focussen op wat echt telt: waardevolle gesprekken en deals sluiten. Dit verlaagt het verloop, beschermt onze commerciële kern en verhoogt de efficiëntie.

Een filmisch beeld van de vastgoedsector

Ik werk zelf in de HR-sector, maar ik heb veel vrienden in de vastgoedsector. Stel je voor: een scène recht uit The Wolf of Wall Street. Een kantoor vol jonge makelaars-in-spe, headsets op, stapels leads op hun bureau, en een teamleider die schreeuwt om meer afspraken en meer deals. De energie is explosief, maar achter de schermen weten we allemaal: de meeste van die juniors branden binnen enkele maanden op. Ze worden ingezet als “prospectiemachine”, en hun werk verdwijnt zodra de volgende lichting aantreedt.

Precies zo voelt de Belgische vastgoedsector vandaag aan. Het lijkt soms op een Wall Street-scenario: een oververhitte markt, discussies over marges en toegevoegde waarde, en een voortdurende strijd om leads. Alleen – en dit is het grote verschil – verkopen makelaars hier geen lege papieren of luchtkastelen. De diensten zijn reëel, de waarde voor kopers en verkopers is tastbaar.

Toch schuift de sector snel op. Het oude model, waarin juniors de eerste prospectie en koude contacten moesten afhandelen, is op zijn retour. Die fase wordt nu grotendeels weggeautomatiseerd. De makelaar van vandaag en morgen focust zich op wat niet te digitaliseren valt: vertrouwen, advies en persoonlijke onderhandelingen. Alles ervoor – de eerste contacten, het filteren van leads, het plannen van afspraken – verschuift naar technologie.

Eenvoudige werkwijze tegen verloop

Om onnodige kopzorgen bij personeelswissels te vermijden, werkt het doeltreffend om aliassen of bijnamen te gebruiken voor medewerkers per regio. Zo blijven koppelingen, dashboards en rechten intact wanneer iemand vertrekt of wisselt van rol— zonder accounts telkens te moeten hernoemen of migreren.

Kwetsbare profielen: wat gaat er mis?

Sommige profielen blijken in de praktijk vatbaar voor uitval: ze raken snel overbelast, haken af of “branden op”. Het risico: een langere opleiding en inwerkperiode, veel kennisopbouw, maar weinig tot geen rendement—en soms zelfs het meenemen van waardevolle leads.

Oplossingsrichtingen

1. Verkort het inwerktraject. Focus op must-have vaardigheden en duidelijke KPI’s binnen 2–4 weken.
2. Bescherm lead-activa. Werk met centrale CRM-toegang, logging en duidelijke eigendomsafspraken.
3. Gebruik aliassen in tooling. Rollen en regio’s blijven stabiel; personen wisselen erachter.
4. Automatiseer gericht. Automatiseer repetitieve stappen (prospectie, opvolgtriggers, rapportage) waar de ROI sterk is.
5. Prijsdiscipline. Vermijd “bijna gratis” uit angst voor churn; definieer harde grenzen en waarde-gebaseerde prijszetting.

Kerninzicht: Volledige automatisering vraagt een initiële investering, maar is op termijn vaak goedkoper en stabieler dan blijven inzetten op profielen met hoog uitvalrisico.

Ervaringen uit de praktijk

Er zijn perioden geweest met forse verliezen op een applicatie, mede door te lage prijzen uit vrees voor klantverlies. Tegelijk leert de vastgoedsector dat persoonlijke afspraken zwaar doorwegen. Makelaars verwachten persoonlijke opvolging; pure automatisering werkt er niet altijd “out-of-the-box”. De balans ligt in hybride werken: automatisering waar het loont, en menselijk contact waar het waarde toevoegt.

Concrete next steps

• Implementeer regio-aliassen in CRM, telefonie en rapportage.
• Definieer een inwerk-SOP (2–4 weken) met checklists en meetpunten.
• Zet lead-governance op: eigendom, exportbeperkingen en audit-trail.
• Bepaal een automatiseringsroadmap (quick wins → medium → strategic).
• Herbekijk pricing & value met duidelijke minimumtarieven en upsells.

Samengevat: door de eerste fase te automatiseren en medewerkers enkel op warme leads te laten werken, stabiliseren we het proces, beschermen we onze commerciële kern en beperken we verloop aanzienlijk.